Externe Whistleblower-Richtlinie

Zweck
Bei ecoligo setzen wir uns dafür ein, in allen unseren Geschäftsbereichen die höchsten ethischen Standards einzuhalten. Diese Richtlinie bietet externen Parteien einen klaren und vertraulichen Mechanismus, um jegliche unethischen, illegalen oder unangemessenen Aktivitäten im Zusammenhang mit ecoligo zu melden. So gewährleisten wir eine faire Untersuchung und Lösung. Diese Richtlinie gilt für externe Interessengruppen wie Kund:innen, Lieferant:innen, Auftragnehmer:innen und andere, die Teil unseres Geschäftsumfelds sind.

Anwendungsbereich
Externe Whistleblower können Bedenken in Bezug auf folgende Themen melden:

  • Korruption oder Bestechung
  • Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug
  • Geldwäsche oder illegale Zahlungen
  • Mobbing oder Belästigung
  • Verstöße gegen Wettbewerbs- oder Kartellrecht
  • Verstöße gegen Umweltvorschriften
  • Verstöße gegen Buchhaltungs- oder Rechnungslegungsregeln
  • Verstöße gegen Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften
  • Verstöße gegen Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien
  • Geschlechterbasierte Gewalt (GBV)
  • Sexuelle Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH)
  • Andere wesentliche Verstöße gegen (strafrechtliche) Gesetze oder Richtlinien

Meldeprozess
Externe Whistleblower werden ermutigt, ihre Bedenken über unser sicheres Whistleblower-Portal zu melden: https://ecoligo.share-a-hint.com/. Diese Plattform gewährleistet Vertraulichkeit und ermöglicht anonyme Meldungen.

Verfahrensübersicht

  1. Informelle Kommunikation (optional)
    Externe Parteien werden ermutigt, jedoch nicht verpflichtet, Bedenken informell zu klären, indem sie relevante Vertreter:innen von ecoligo (z. B. Account-Manager:innen oder den Kundenservice) kontaktieren. Wenn eine informelle Klärung nicht möglich oder gewünscht ist, sollte das formelle Whistleblower-Verfahren genutzt werden.
  2. Einreichung eines formellen Anliegens
  • Melden Sie sich im Whistleblower-Portal an: https://ecoligo.share-a-hint.com/
  • Folgen Sie den vier Schritten:
  • Lesen Sie die Sicherheitsanweisungen
  • Wählen Sie die passende Kategorie für Ihr Anliegen aus
  • Geben Sie detaillierte Informationen und Beweise an. Sie können anonym bleiben, jedoch kann die Angabe Ihres Namens die Untersuchung erleichtern.
  • Erstellen Sie ein Passwort und bewahren Sie es sicher auf, um den Status Ihres Berichts zu verfolgen
  • Speichern Sie die 16-stellige Kennung, um über den Status Ihres Anliegens informiert zu bleiben
  1. Untersuchungsprozess
  • Nach Eingang eines formellen Anliegens leitet die ESG-Manager:in eine umfassende Untersuchung ein. Bei Bedarf kann die ESG-Manager:in über das Portal Kontakt mit dem Whistleblower aufnehmen, auch wenn dieser anonym bleibt. Untersuchungen werden innerhalb von zehn Arbeitstagen durchgeführt.
  1. Überprüfung durch den Entscheidungsausschuss
  • Ein Entscheidungsausschuss, bestehend aus leitenden Mitgliedern (z. B. Chief People & Impact Officer, einem Geschäftsführer und einer Führungskraft auf C-Level), überprüft die Untersuchungsergebnisse und trifft innerhalb von fünf Tagen nach Abschluss der Untersuchung eine Entscheidung.
  1. Kommunikation der Entscheidung
  • Die Entscheidung sowie deren Begründung werden über das Portal an den Whistleblower kommuniziert. Alle Dokumente und Berichte zum Fall werden vertraulich behandelt und sicher gespeichert.
  1. Einspruchsverfahren
  • Externe Whistleblower haben das Recht, Einspruch gegen die Entscheidung einzulegen. Einsprüche können über das Whistleblower-Portal eingereicht werden und führen zu einer erneuten Überprüfung durch einen Einspruchsausschuss. Dieser kann aus anderen Mitgliedern als dem ursprünglichen Entscheidungsausschuss bestehen, um Unparteilichkeit zu gewährleisten.
  1. Endgültige Entscheidung
  • Nach Überprüfung des Falls trifft der Einspruchsausschuss eine endgültige Entscheidung, die über das Whistleblower-Portal mitgeteilt wird. Die Entscheidung wird dokumentiert und gilt als abschließend.

Vertraulichkeit und Anonymität
ecoligo garantiert die Vertraulichkeit aller Berichte und ermöglicht Whistleblowern, Anliegen anonym einzureichen, wenn dies gewünscht ist. Datenschutz und Datensicherheit haben höchste Priorität, und alle Unterlagen im Zusammenhang mit dem Whistleblower-Verfahren werden in strikter Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt.

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